Como encerrar uma empresa no modelo sociedade empresária limitada no Brasil envolve uma série de etapas burocráticas e legais. Para que o processo seja realizado corretamente e sem complicações futuras, é essencial reunir toda a documentação exigida pelos órgãos competentes. Neste artigo, vamos explicar de forma clara e objetiva quais são os documentos necessários para fechar uma sociedade limitada, além de orientações importantes para facilitar o encerramento da empresa.
Por que é importante formalizar o encerramento da sociedade?
Encerrar formalmente uma sociedade limitada evita problemas jurídicos e tributários. Mesmo inativa, uma empresa continua com obrigações fiscais, como entrega de declarações e pagamento de tributos. O encerramento correto garante que os sócios não sejam responsabilizados por dívidas futuras ou penalidades da Receita Federal e demais órgãos de fiscalização.
Etapas para o encerramento de uma sociedade limitada
Antes de listar os documentos necessários, é importante entender que o encerramento ocorre em três fases principais:
- Distrato Social
- Baixa nos órgãos competentes (Junta Comercial, Receita Federal, Prefeitura etc.)
- Encerramento das obrigações fiscais e trabalhistas
Documentos necessários para encerrar uma sociedade limitada
Abaixo, listamos os documentos essenciais que devem ser providenciados para a dissolução legal da empresa:
1. Distrato Social
O distrato social é o documento que formaliza a decisão dos sócios de encerrar as atividades da sociedade. Ele deve conter:
- Razão social e CNPJ da empresa;
- Motivo da dissolução;
- Descrição sobre a partilha de bens, caso existam;
- Responsável pela guarda dos livros contábeis e fiscais;
- Assinatura dos sócios e, se necessário, do contador.
O distrato deve ser elaborado conforme as regras do contrato social e assinado por todos os sócios ou por maioria, dependendo da cláusula de deliberação.
2. Contrato Social e Alterações Contratuais
A Junta Comercial exige cópias autenticadas do contrato social original da empresa, além de todas as alterações contratuais que tenham sido realizadas ao longo do tempo.
3. Comprovante de Situação Regular na Receita Federal
Para dar baixa no CNPJ, a empresa precisa estar com sua situação fiscal regular. É necessário apresentar:
- Certidão Negativa de Débitos (CND) da Receita Federal e do INSS;
- Comprovante de regularidade no FGTS (emitido pela Caixa Econômica Federal);
- Situação cadastral do CNPJ.
4. Formulário de Requerimento de Empresário (ou equivalente)
Esse formulário é exigido pela Junta Comercial e serve para protocolar o pedido de extinção da sociedade. Ele varia conforme o estado e pode ter nomes como “FCN – Ficha de Cadastro Nacional”.
5. Declaração de Encerramento das Atividades na Receita Federal
Após o registro do distrato social na Junta Comercial, é preciso apresentar à Receita Federal a Declaração de Baixa do CNPJ, feita pelo programa Coleta Web no site da Receita.
6. Guias de Recolhimento Quitadas
É importante apresentar guias de tributos quitadas, especialmente:
- DAS (para empresas optantes pelo Simples Nacional);
- DARFs de impostos federais;
- ISS e taxas municipais (alvarás e outros tributos locais).
7. Certidões Negativas Municipais e Estaduais
Além da CND da Receita Federal, algumas prefeituras e estados exigem certidões negativas de tributos locais para conceder a baixa definitiva da empresa.
8. Livro Diário e Balanço de Encerramento
Esses documentos contábeis demonstram a real situação financeira da empresa no momento da dissolução. São exigidos para fins de fiscalização e comprovação de que não existem pendências com fornecedores ou empregados.
Encerramento de obrigações trabalhistas
Se a empresa possuir funcionários, é preciso:
- Realizar demissões com pagamento de todas as verbas rescisórias;
- Enviar o eSocial com as informações de desligamento;
- Emitir o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
- Recolher as guias do FGTS e INSS referentes às demissões;
- Encaminhar os documentos ao Ministério do Trabalho e ao sindicato, quando exigido.
Custo para fechar uma sociedade limitada
Os custos para encerrar uma empresa limitada variam conforme o estado e a complexidade da operação. Eles podem incluir:
- Taxas da Junta Comercial;
- Honorários contábeis;
- Custo com certidões e autenticações;
- Pagamento de tributos em atraso ou multas.
Considerações finais
Fechar uma sociedade limitada exige atenção a detalhes legais, tributários e contábeis. Reunir os documentos corretos é o primeiro passo para evitar atrasos ou indeferimentos no processo de encerramento. Para garantir tranquilidade, é altamente recomendável contar com o apoio de um contador ou advogado especializado.
